Hugtökin „stafræn vegferð“, “stafræn umbreyting” og “stafrænar umbætur” eru oft í umræðunni og er þessum hugtökum gjarnan blandað saman og notuð um fjölbreytt verkefni sem eru talsvert ólík í stærð og umfangi. Stafræn verkefni geta kallað á afar misjafna umgjörð sem dæmi umfangsmikla þarfagreiningu, breytingarstjórnun, hugarfarsbreytingu og þjálfun starfsfólks og stjórnenda að vinna með nýtt skipulag, að sjálfvirknivæða eða besta núverandi ferla og kerfi.
Þar sem markmið og umfang verkefna getur verið mjög ólíkt, þá falla verkefni misvel undir þessar þrjár skilgreiningar. Með því að nota hugtökin á markvissari hátt er hægt að komast betur að kjarna þess sem um ræðir hverju sinni og þá hvort að það sé verið að taka aðeins til eða snúa öllu á hvolf.
Hver er þá munurinn á þessum hugtökum?
Stafræn vegferð sem samnefnari (e. Digital Journey) getur verið samnefnarinn yfir alla stafræna þróun – allt frá smáum umbótaverkefnum til stórra umbreytinga.
Stafrænar umbreytingar (e. Digital transformation) fela í sér grundvallarbreytingar á rekstri, þjónustu eða jafnvel viðskiptamódeli fyrirtækis/stofnunar. Þetta krefst iðulega hugarfarsbreytinga hjá stjórnendum og starfsfólki og nýrra nálgana á virðissköpun. Þetta gæti til dæmis átt við þegar fyrirtæki hættir algerlega hefðbundinni þjónustu og snýr sér að fullkomlega stafrænum leiðum, breytir skipulagi og þróar nýjar tekjuleiðir. Dæmi um stafrænar umbreytingar:
- Netflix vs. Blockbuster – þegar við hættum að fara út í vídeóleigu til að leigja og skila myndum og í stað þess er hægt að nálgast efnið stafrænt
- Íslensku bankarnir lokuð flestum útibúum sínum og viðskiptavinum var bent í stað að hjálpa sér sjálfir í heimabanka eða appi
Stafrænar umbætur (e. Digital optimization) vísa til betrumbóta á því sem þegar er til staðar, t.d. fínstillingu ferla, sjálfvirknivæðingu eða lækkun á rekstrarkostnaðar. Umfangið er minna en getur skilað skjótri ávinningi og hagræðingu. Gæti það átt við þegar á að bæta núverandi kerfi, stytta afgreiðslutíma, koma í veg fyrir villur, auka gæði og gera verkferla skilvirkari, án þess að endurskilgreina meginstefnur. Dæmi um stafrænar umbætur:
- Færa umsóknir og samninga í rafrænt form, eins og ríkið og bankar hafa verið að vinna að um árabil
- Notast við spjallmenni til að svara fyrirspurnum frá viðskiptavinum
- Hraðlar eru gott verkfæri til að flýta umbótum enn frekar
Ávinningur þess að greina betur á milli
Það er ágætis á vinningur að greina á milli hugtakanna því það gefur okkur skýrari forgangsröðun. Með því að greina hvort verkefni sé umbóta- eða umbreytingarverkefni skýrast markmið og umfang betur og því verður auðveldara að sjá fyrir sér þann tíma, fjármagn og mannafla sem hvert verkefni krefst. Markviss samskipti svo við getum skýrt betur út fyrir starfsfólki og stjórnendum hvað er átt við hverju sinni. Erum við fara í umbætur á því sem er til staðar eða erum við að umbreyta þjónustu okkar eða hvernig við vinnum. Samræmt skipulag með því að nota sömu skilgreiningarnar á hugtökunum verður auðveldara að miðla upplýsingum, efla samvinnu og skilning á verkefnunum og því sem koma skal.
Höfundur:
Andri Örvar Baldvinsson, leiðtogi Stafrænna lausna hjá Sensa
