Afhverju skiptir skipulag upplýsinga máli?
Tilkoma skýjalausna á borð við Microsoft 365 hrinti af stað skýjavæðingu hjá fyrirtækjum út um allan heim. Margir fóru varlega af stað og skipulögðu innleiðingu þessara lausna vel og vandlega, en það á því miður ekki við um alla. Þegar það kemur að innleiðingu eru það oftar en ekki kostnaðarlegar og tæknilegar ákvarðanir sem drífa hana áfram. En það sem gleymist oft eru upplýsingarnar sjálfar sem umhverfið geymir, gæði þeirra, öryggi og aðrar þarfir sem mikilvægt er að hafa í huga.
Að sjálfsögðu geta aðstæður stýrt því hvenær tími gefst til að undirbúa slíkar innleiðingar. Algengt dæmi um slíkt er þegar Covid-19 faraldurinn skall á; sóttkví og fjöldatakmarkanir ýttu undir heimavinnu starfsfólks. Með aukningu á verkefnum sem unnin voru í fjarvinnu, fjölgaði teymum í lausninni hratt og ýtti þannig undir ákveðið óskipulag og óreiðu í Teams.
Þegar hraði innleiðinga er mikill gleymist oft að kenna notendum að nýta lausnirnar sem veldur því að möguleikarnir eru ekki fullnýttir.
Það er óhætt að segja að mörg, ef ekki öll, fyrirtæki hafa upplifað einhverja útgáfu af „upplýsingaóreiðu”, hvort sem það snýr að notkun Teams, óljósum vistunarstöðum mikilvægra gagna, tölvupóstsamskiptum eða jafnvel eigin OneDrive.
Hér fyrir neðan verður farið yfir þau vandamál sem geta skapast í slíkri óreiðu, hvaða afleiðingar þær geta haft og hvernig Sensa getur hjálpað ykkur að bregðast við.
Vandamálin í upplýsingaóreiðunni
Það eru mörg og ólík vandamál sem geta skapast í upplýsingaóreiðu. Hér er farið yfir nokkur sem vert er að hafa í huga og eflaust margir kannast við.
1. Sömu gögnin út um allt
Mannlega eðlið veldur því oft að starfsfólk vistar „sitt eintak” af skjölum á mismunandi stöðum. Þetta getur verið á einkadrifum, Teams channelum, SharePoint síðum, útprentað eða jafnvel á flakkara. Þá vaknar oft upp spurningin „hvaða skjal er rétta skjalið?”
2. Upplýsingar eru óaðgengilegar
Einkasvæði notenda á OneDrive eða Document svæðið í vinnutölvum er algengur vistunarstaður sem ekki er aðgengilegur öllum í fyrirtækinu. Þegar notandi er fjarlægður hverfa gögnin . Hvernig tryggir þú að fyrirtækið týni ekki lykilgögnum?
3. Aðgangsstýringar óljósar
Ef vistunarstaðir eru óljósir, fylgir oft spurningin „hver hefur aðgang að þessu?” sem er mikilvægt að huga að þegar um viðkvæmar upplýsingar er að ræða.
4. Úreltar upplýsingar
Algengasta vandamálið, og þá sérstaklega með tilkomu Copilot eru úreltar upplýsingar. Þó gervigreindin sé í stöðugri þróun er mikilvægt að hafa í huga að erfitt er fyrir einstaklinga og hvað þá tól eins og Copilot að gera greinarmun á réttum og röngum upplýsingum.
Af hverju eru fáir að taka til?
Það hefðu allir gott af því að fara í tiltekt, eða í það minnsta smá úttekt. En afhverju eru þá ekki allir að því? Það eru margar ástæður fyrir því, en nokkrar eru algengari en aðrar.
1. Yfirboðið er hreint
Algengt er að fyrirtæki telja að allt sé í góðum málum, en gervigreindin vekur upp ýmsar spurningar og ein af þeim er „er samt í alvöru allt í góðu?“ Myndir þú treysta upplýsingaskipulaginu ef Copilot væri á sveimi?
2. Óyfirstíganlegur þröskuldur
Margir eru hins vegar mjög meðvitaðir um sína upplýsingaóreiðu, en tiltekt virðist óyfirstíganlegt verkefni. Það er mjög gagnlegt að vera með góða yfirsýn og skýra stefnu frekar en að reyna að gleypa fílinn í einum bita.
3. Hræðsla við breytingar
Svo eru það þeir sem telja að tiltekt muni ekki breyta neinu, þar sem erfitt er að fá starfsfólk til að breyta vinnulagi og temja sér nýtt skipulag, sem er einmitt það sem þarf að gera. Þú heldur ekki bílskúrnum hreinum með því að halda áfram að troða gömlum kössum í hillurnar. Það er mikilvægt að hafa í huga að tæknin er ótrúleg og getur leyst ýmis vandamál og jafnvel létt á vinnulagi starfsfólks og gefið þeim tækifæri til að prófa nýja hluti.
Hvernig getur Sensa hjálpað?
Sensa hefur áralanga reynslu við að aðstoða fyrirtæki að ná tökum á upplýsingaskipulagi sínu. Á þessum árum hafa ráðgjafar Sensa mótað aðferðafræði sem gefur fyrirtækjum yfirsýn yfir upplýsingalandslagið sitt og að setja sér mælanleg markmið.
Nálgun Sensa er að horfa á upplýsingaskipulagið út frá notendunum sjálfum frekar en tækninni. Með stuðningi nýrra og þróaðra tóla er hægt að tryggja skipulagið til framtíðar.
Endilega hafið samband við ráðgjafa Sensa ef þið viljið vita meira.