Ertu með leiða á að kaupa enn eitt kerfið?
Til að leysa staka verkferla er oft mælt með því að kaupa ný kerfi. Við höfum átt samtöl við viðskiptavini okkar og orðið vör við ákveðin þreytumerki þegar kemur að vali á kerfum. Það er skiljanlegt þar sem mörg kerfi sem er verið að mæla með eru með öllum þeim eiginleikum sem viðskiptavinir þurfa á að halda og gott betur, en þeim fylgja þá líka umsýsla og mánaðarleg gjöld. Rekstur getur orðið þungur ef að fjöldi kerfa fer úr böndunum með tilheyrandi kostnaði í sérfræðiþekkingu og í leyfisgjöldum.
Því miður er of sjaldan litið til þess að nýta það sem þegar er til staðar. Mörg fyrirtæki hafa nú þegar aðgang að Microsoft 365 (M365) og Atlassian (Jira, Assets & Confluence). Þar geta leynst verkfæri sem leysa fjölmörg verkefni án fjárfestinga í nýjum kerfum og þar koma hraðlar (e. Accelerator) sterkir inn.
Hvað eru hraðlar?
Hraðlar eru byggðir á þeim kerfum sem viðskiptavinur er nú þegar með. Hraðlar gera það að verkum að í stað þess að forrita lausnina frá grunni þá er búið að vinna ákveðna grunnvinnu sem kallast hraðall sem er þá nýttur fyrir verkefnin sem þarf að leysa.
Munurinn á hraðli og fullbúnu kerfi
- Hraðall einblínir á að leysa ákveðin verkefni með því að nota þau kerfi sem eru til staðar. Það getur leitt til lægri kostnaðar ásamt því að séraðlögun að ferlum er möguleg.
- Fullbúið kerfi er hannað til þess að sinna fjölbreyttum verkefnum. Er oftast í áskriftarmódeli.
Stundum er fjárfesting í stóru og flóknu kerfi eins og að kaupa stórt verkfærabox þegar það þarf í raun bara eitt skrúfjárn. Þú endar með fullt af eiginleikum sem þú notar ekki en borgar samt fyrir þá.
Dæmi um hraðla eru til dæmis umsjónarkerfi samninga í SharePoint sem gerir notendum kleift að skrá samninga á skipulagðan hátt, notast við rafrænar undirskriftir og fá áminningar þegar samningar eru að renna út eða þarfnast endurnýjunar.
Annar hraðall er gestamóttökulausn sem býður upp á að skrá gesti, halda utan um komu þeirra og láta þann sem gesturinn á fund með vita með SMS og tölvupósti.
Kostir þess að nota hraðla
- Kostnaðarhagkvæmni: Engin mánaðargjöld, aðeins uppsetningarkostnaður og aðlögun
- Þægileg innleiðing: Innleiðing tekur skemmri tíma og starfsfólk vinnur í umhverfi sem það þekkir vel
- Nýting á núverandi kerfum: Fyrri fjárfestingar í skýjaþjónustum nýtast betur
- Sveigjanleiki: Hægt að aðlaga hraðla að sérþörfum
- Öryggi: Gagnaöryggi er tryggt með innbyggðum öryggisstöðlum skýjalausnar
- Aukið aðgengi: Með rafrænum lausnum verða þær aðgengilegar í snjalltækjum og auðvelt fyrir starfsfólk að skrá og nálgast upplýsingar hvar og hvenær sem er
Að lokum og áður en næsta stóra kerfið er keypt, þá gæti verið skynsamlegt að skoða hvað sé til staðar og hvort að það séu til hraðlar til að leysa einstök verkefni. Með því að kanna möguleikana sem felast í skýjaþjónustum og nýta þá hraðla sem eru til, geta fyrirtæki og stofnanir fundið hagkvæmari og skilvirkari lausnir til þess að leysa aðkallandi verkefni.
Dæmi um hraðla:
- Samningaumsjón
- Gæðahandbækur
- Innskráningarkerfi
- Afmælisdagatöl fyrir starfsfólk
- Verkefnastjórnun
- Birting á matseðli
- Ábendinga- og málakerfi
- Brú milli innri og ytri verkferla í SharePoint
- Rafræn eyðublöð og spurningalistar
- Réttindaskýrsla fyrir öryggisstjóra
- Nýliðamóttaka fyrir nýtt starfsfólk
- Viðurkenningarviðmót fyrir starfsfólk
- Útgjalda utanumhald fyrir starfsfólk
- NIS og DORA umgjörð
- Stjórnkerfi öryggis
- Umgjörð fyrir áhættustýringu kerfa í rekstri
Næst þegar þú stendur frammi fyrir vali á nýju kerfi, skaltu íhuga hvort lausnin gæti legið í því að nýta betur það sem er til staðar. Það gæti sparað bæði tíma, peninga og skapað meiri heildarsýn og samræmi í starfseminni.
Hvað getur Sensa gert fyrir þig?
Sensa hefur áralanga reynslu í að aðstoða fyrirtæki í sinni stafrænu vegferð. Með því að styðjast við þá hraðla sem við eigum fyrir Microsoft 365 eða Atlassian, auðveldum við innleiðingarferli mikið og náum betri nýtingu úr fyrri fjárfestingum.
Ef þú vilt auka samkeppnishæfni, skilvirkni í rekstri og nýta tækifærin sem stafrænar umbætur bjóða upp á, þá er Sensa rétti samstarfsaðilinn. Teymi Stafrænna lausna tekur verkefnið áfram með þér. Hafðu samband við ráðgjafa Sensa til að hefja stafrænt ferðalag með okkur.
Ef þú hefur áhuga á að skoða þá fjölbreyttu möguleika sem notkun hraðla býður upp á þá er hægt að kynna sér hraðla betur -> www.sensa.is/hradlar
Höfundur: Andri Örvar – leiðtogi Stafrænna lausna.