Skip to content

Skjalastjórnun fyrir opinbera aðila

Microsoft 365

Opinber skjalastjórnun gerð einföld

Fáðu aðstoð sérfræðinga Sensa sem búa yfir áralangri reynslu við skipulag rafrænna skjala fyrir fyrirtæki og stofnanir.

Sérfræðingar okkar aðstoða við val og innleiðingu skjalavörslukerfa með það að leiðarljósi að einfalda alla vinnu og gera skilvirkari.

Með aðstoð reyndra sérfræðinga Sensa er hægt að tryggja öruggt og skilvirkt ferli við að skila vörsluútgáfum skjala á réttu formi til Þjóðskjalasafns Íslands.

Hvernig getum við aðstoðað?

Sérfræðingar Sensa veita þér aðstoð á öllum stigum þess að innleiða rafræna skjalastjórnun. Það skipti ekki máli hverus langt þitt fyrirtæki er komið í ferlinu við hjá Sensa getum komið inn á öllum stigum.

Hönnun

Innleiðing

Þjálfun

Ein lausn fyrir allan ferilinn

Hönnun

Í upphafi er unnin ítarleg þarfagreining með það fyrir augum að ná utan um öll þau atriði og aðgerðir sem nauðsynlegt er að framkvæma í kerfinu auk þess að horfa til markmiða og væntanlegrar þróunar hjá fyrirtæki eða stofnun.

Þarfagreining liggur til grundvallar vali og hönnunar á skjalastjórnunarkerfinu.

Innleiðing

Þegar skjalastjórnunarkerfi hefur verið valið er mikilvægt að fara í gegnum alla innleiðingarferla af kunnáttu og reynslu.

Sérfræðingar Sensa hafa áralanga reynslu af innleiðingu skjalastjórnunarkerfa og tryggja að innleiðing gangi hratt og örugglega fyrir sig.

Þjálfun

Hvort sem skjalastjórnunarkerfið er nýtt eða hefur verið í notkun í lengri tíma er ávallt mikilvægt að halda við kunnáttu og þjálfa nýtt starfsfólk í notkun skjalastjórnunarkerfa.

Mikilvægt er að vera með reglulega þjálfun til að viðhalda fyrri kunnáttu og einnig til að tileinka sér nýjungar og þróun skjalastjórnunarkerfa. Helstu námskeið sem eru í boði:

Má bjóða þér aðstoð?

Hafðu samband og sérfræðingar Sensa munu aðstoða þig við að koma upp árangursríkri skjalastjórnun

Sensa hafa samband kona í orange úlpu

Hvernig hjálpar Microsoft 365 við skjalastjórnun

Miklar breytingar hafa orðið á starfsumhverfi nær allra fyrirtækja og stofnana síðustu ár. Það getur verið flókið að ná utan um öll gögn sem verða til og dreifast niður á fjöldan allan af mismunandi kerfum.

Í lausnamengi Microsoft 365 sameinast mikill meirihluti allra gagna í eina heildstæða lausn, eins og málaskrár, skjöl, tölvupóst, myndbönd, umsóknir, aðsend erindi, hljóðupptökur, eða ljósmyndir svo eitthvað sé nefnt.

Gera þarf greinarmun á gögnum eftir líftíma, tryggja að upplýsingar séu skráðar á réttan hátt og forðast að gögn séu margskráð eða safnist í skjalahrúgur þar sem erfitt er eða jafnvel ómögulegt að finna þau síðar.

Þess vegna er mikilvægt að skipuleggja notkun á samvinnulausnum eins og Teams, SharePoint og Outlook með þeim hætti að upplýsingar séu rétt skráðar á hverjum tíma og öll skráning sé eins sjálfvirk og mögulegt er.

rafraen_skil_2

Ferli og skipulag skjalastjórnunar

  1. Greining á stöðu skjalastjórnunar og skjalavistunar
  2. Upplýsingakort og verkáætlun
  3. Skjalavistunaráætlun og samskipti við Þjóðskjalasafn
  4. Grunnkerfisstillingar og rafrænir ferlar
  5. Tilkynning til Þjóðskjalasafns um rafrænt mála- og skjalavörslukerfi
  6. Yfirfærsla gagna og þjálfun
  7. Vörsluútgáfa prófuð reglulega
  8. Skil á vörsluútgáfu á fimm ára fresti

Langtímavistun opinberra gagna

Stofnun ber að varðveita gögn í 30 ár á upprunalegu formi. Til að mæta þessari kröfu eru gögn vistuð í skjalaskáp stofnunar í Microsoft 365. Þar sem við á er skjölum umbreytt í PDF/A og upprunalega skjalið vistað samhliða.

Þar með er uppfyllt sú krafa að vista skjalið á upprunalegu formi en einnig er það gert læsilegt til lengri tíma með umbreytingu yfir í PDF.

Gögnin eru vel formuð og merkt, skjalaskápurinn inniheldur enga sérsmíði og því auðvelt að uppfæra kerfið í skýinu eða flytja gögnin í annað kerfi.

Umbreyting gagna fyrir Þjóðskjalasafn Íslands

Reglur Þjóðskjalasafns Íslands, um afhendingu vörsluútgáfa gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila, skilgreina á ítarlegan hátt með hvaða hætti gögnin skulu afhent og á hvaða formi. 

Krafist er umbreytingar á gögnum yfir á staðlað form vegna langtímavistunar og þarf m.a. að umbreyta öllum skjölum yfir á TIFF form sem og að hljóðskeið, ljósmyndir og myndskeið þurfa að vera á ákveðnu formi.  

Skjalastjórnunarlausn Microsoft 3650 getur  umbreytt yfir 200 skjalasniðum þ.m.t. CAD skjölum.

Umbreyting skjala er prófuð jafnóðum og þannig tryggt að gögn séu skilahæf strax frekar en þegar loks kemur að skilum. Ef skjal er á sniði sem ekki er stuðningur við fær starfsmaður tilkynningu um að hann þurfi að vista skjalið á öðru formi.  

rafraen_skil_3

Lýsing á vörsluútgáfu skjala

Haldið er utan um lýsingu á vörsluútgáfu í sér skjalasafni og þau skjöl eru flokkuð og merkt með lýsigögnum. Skilalausnin sér síðan um að umbreyta þeim skjölum og vista á réttu formi í vörsluútgáfu.

Sensa hafa samband kona í orange úlpu

Hafðu samband

Ráðgjafar Sensa eru þér innan handar við lausn skjalavistunar

Sensa ehf. notar vefkökur (e.cookies) m.a. til að bæta vefinn og aðlaga betur að þörfum notenda. Nánari upplýsingar hérna.