Skip to content

Rafræn skil og langtímavistun

Microsoft 365

Mikil þekking og reynsla

Sérfræðingar Sensa aðstoða fyrirtæki og stofnanir við skipulag rafrænna skjalavörslukerfa í Microsoft 365 og skil vörsluútgáfa til Þjóðskjalasafns. Hjá Sensa er mikil þekking og reynsla af skipulagi rafrænna gagnasafna, rafrænum ferlum og flutningi gagna upp í Microsoft 365 skýið.

Formföst skjalavarsla er margslungið verkefni og hefur oft reynst flókið að ná utan um gögn stofnunar í samræmi við reglur Þjóðskjalasafns um opinber gögn og skil á þeim. Samkvæmt Eftirlitskönnun Þjóðskjalasafns Íslands um skjalavörslu og skjalastjórn ríkisins 2020 sögðu 72% þátttakenda að skjalavistunaráætlun væri ekki til staðar og rúmur helmingur svarenda sem nota rafrænt skjalavörslukerfi sem ekki hefur verið samþykkt sagðist ekki prenta út öll skjöl eins og reglur kveða á um.

Einföld rafræn skil

Kennsla og þjálfun

Hvernig hjálpar Microsoft 365

Miklar breytingar hafa orðið á starfsumhverfi nær allra fyrirtækja og stofnana síðustu ár. Það getur verið flókið að ná utan um öll gögn sem verða til og dreifast niður á fjöldan allan af mismunandi kerfum.

Í lausnamengi Microsoft 365 sameinast mikill meirihluti allra gagna í eina heildstæða lausn, eins og málaskrár, skjöl, tölvupóst, myndbönd, umsóknir, aðsend erindi, hljóðupptökur, eða ljósmyndir svo eitthvað sé nefnt.

Gera þarf greinarmun á gögnum eftir líftíma, tryggja að upplýsingar séu skráðar á réttan hátt og forðast að gögn séu margskráð eða safnist í skjalahrúgur þar sem erfitt er eða jafnvel ómögulegt að finna þau síðar.

Þess vegna er mikilvægt að skipuleggja notkun á samvinnulausnum eins og Teams, SharePoint og Outlook með þeim hætti að upplýsingar séu rétt skráðar á hverjum tíma og öll skráning sé eins sjálfvirk og mögulegt er.

rafraen_skil_2

Ferlið

  1. Greining á stöðu skjalastjórnunar og skjalavistunar
  2. Upplýsingakort og verkáætlun
  3. Skjalavistunaráætlun og samskipti við Þjóðskjalasafn
  4. Grunnkerfisstillingar og rafrænir ferlar
  5. Tilkynning til Þjóðskjalasafns um rafrænt mála- og skjalavörslukerfi
  6. Yfirfærsla gagna og þjálfun
  7. Vörsluútgáfa prófuð reglulega
  8. Skil á vörsluútgáfu á fimm ára fresti

Langtímavistun

Stofnun ber að varðveita gögn í 30 ár á upprunalegu formi. Til að mæta þessari kröfu eru gögn vistuð í skjalaskáp stofnunar í Microsoft 365. Þar sem við á er skjölum umbreytt í PDF/A og upprunalega skjalið vistað samhliða.

Þar með er uppfyllt sú krafa að vista skjalið á upprunalegu formi en einnig er það gert læsilegt til lengri tíma með umbreytingu yfir í PDF.

Gögnin eru vel formuð og merkt, skjalaskápurinn inniheldur enga sérsmíði og því auðvelt að uppfæra kerfið í skýinu eða flytja gögnin í annað kerfi.

Umbreyting gagna

Reglur Þjóðskjalasafns Íslands, um afhendingu vörsluútgáfa gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila, skilgreina á ítarlegan hátt með hvaða hætti gögnin skulu afhent og á hvaða formi. Krafist er umbreytingar á gögnum yfir á staðlað form vegna langtímavistunar og þarf m.a. að umbreyta öllum skjölum yfir á TIFF form sem og að hljóðskeið, ljósmyndir og myndskeið þurfa að vera á ákveðnu formi.  

Lausnin getur  umbreytt yfir 200 skjalasniðum þ.m.t. CAD skjölum.

Umbreyting skjala er prófuð jafnóðum og þannig tryggt að gögn séu skilahæf strax frekar en þegar loks kemur að skilum. Ef skjal er á sniði sem ekki er stuðningur við fær starfsmaður tilkynningu um að hann þurfi að vista skjalið á öðru formi.  

rafraen_skil_3

Lýsing á vörsluútgáfu

Haldið er utan um lýsingu á vörsluútgáfu í sér skjalasafni og þau skjöl eru flokkuð og merkt með lýsigögnum. Skilalausnin sér síðan um að umbreyta þeim skjölum og vista á réttu formi í vörsluútgáfu.

Viltu ráðgjöf?

Hikaðu ekki við að senda okkur línu eða taka upp símann

Sensa ehf. notar vefkökur (e.cookies) m.a. til að bæta vefinn og aðlaga betur að þörfum notenda. Nánari upplýsingar hérna.